Regla central. Inventario muestra el saldo calculado por el Kardex. La existencia de apertura es un
INGRESO / EXTERNO; ya no existe una columna “Stock inicial”. Los conteos físicos se registran únicamente dentro de Arqueos.Inventario
Fotografía operativa por insumo y empresa. Sirve para conocer existencias, cobertura, exactitud y valor remanente.
KardexIngresos menos salidas
›StockSaldo actual
›CoberturaMeses disponibles
›DecisiónComprar, contar o revisar
| Campo | Cómo interpretarlo |
|---|---|
| Nombre | Denominación oficial del insumo. El sistema relaciona movimientos mediante su identificador, no mediante este texto. |
| Stock | Suma de ingresos menos salidas del Kardex. Un arqueo no modifica este saldo; una diferencia se regulariza con un AJUSTE. |
| Código Odoo | Referencia para cruzar el insumo con Odoo. Puede repetirse mientras el negocio no defina que deba ser único. |
| Presentación / Peso emp | Forma de recepción y contenido por empaque. Permiten convertir, por ejemplo, 12 sacos de 25 kg en 300 kg. |
| Stock empaques | Stock dividido entre el peso por empaque. Es una ayuda visual; el saldo oficial permanece en la unidad base. |
| Tipo / Empresa | Clasificación DIRECTO o INDIRECTO y compañía a la que pertenece el saldo. |
| Stock mínimo mes | Consumo mensual configurado. Es la base para medir cobertura. |
| Cantidad a comprar | Faltante para alcanzar los meses objetivo. Cero significa que el objetivo está cubierto. |
| Pedido trimestre | Cantidad necesaria para el horizonte trimestral configurado. |
| Meses abast. / Cobertura | Stock dividido entre consumo mensual. CRÍTICO, BAJO, ESTABLE o ALTO resume la urgencia. |
| Med KPIs | Indicador documental del insumo. No reemplaza el ERI ni la cobertura. |
| Conteo físico | Última cantidad registrada dentro de un arqueo. |
| ERI al conteo | Exactitud comparando el conteo con el saldo capturado en ese momento. Queda congelada aunque después existan movimientos. |
| Estado ERI | Indica si el conteo estuvo dentro de la tolerancia de su clase. |
| Costo promedio existencia | Promedio ponderado de las capas o lotes que todavía tienen saldo. |
| Valor existencia | Stock remanente multiplicado por sus costos históricos aplicables. |
| Método / Clase | Método de valoración configurado y clase ABC según impacto económico. |
La existencia del corte aparece como ingreso en Kardex. No se mantiene un segundo saldo de apertura en esta tabla.
Kardex
Libro cronológico de todo cambio de saldo. Es la fuente de verdad para reconstruir Inventario.
DocumentoGuía, OC u OP
›MovimientoIngreso o salida
›SaldoAnterior y nuevo
›CorrecciónAnulación + contramovimiento
| Campo | Cómo interpretarlo |
|---|---|
| Denominación | Nombre resuelto desde el catálogo para facilitar la lectura. |
| Ingreso / Salida | Cantidad positiva en una sola dirección. Nunca se llenan ambas en el mismo movimiento. |
| Fecha / Empresa | Día efectivo y propietario del saldo. |
| Tipo | EXTERNO para recepciones/despachos externos, INTERNO para consumo, AJUSTE para regularización y MERMA para pérdida. |
| COA / Lote / Vencimiento | Trazabilidad de calidad y caducidad del lote físico. |
| Marca / Proveedor | Origen comercial del lote. |
| Guía / O.P / Orden de compra | Documentos que justifican la operación y permiten rastrearla. |
| Comentarios | Contexto operativo. La apertura se identifica como “Ingreso de apertura del corte”. |
| Stock anterior / nuevo | Comprobante del efecto exacto del movimiento. |
| Costo / Valor histórico | Costo unitario y total congelados al registrar. No cambian cuando se edita el catálogo. |
| Método / fuente | Explica cómo se determinó el costo y de dónde provino. |
| Anular | No borra: marca el original y crea un contramovimiento con motivo. |
Nunca corrija un saldo editando Inventario. Registre un AJUSTE o anule el movimiento equivocado.
Por vencer
Prioriza lotes con saldo cuya fecha de vencimiento cae dentro de los próximos 180 días.
| Campo | Cómo interpretarlo |
|---|---|
| Insumo / Empresa | Producto y compañía responsables. |
| Lote | Identificador físico que debe coincidir con almacén. |
| Vencimiento | Fecha registrada al recibir el lote. |
| Días restantes | Distancia hasta el vencimiento; el color señala prioridad. |
| Saldo del lote | Existencia aún disponible en ese lote, derivada del Kardex. |
menos de 30 días30 a 89 días90 días o más
Catálogo
Maestro de insumos. Define identidad, unidades, presentación, control de lote y parámetros compartidos.
| Campo | Cómo interpretarlo |
|---|---|
| Código Odoo | Referencia de integración; no es la clave interna del Kardex. |
| Denominación | Nombre oficial que pueden complementar los alias. |
| Unidad | Unidad base en la que se mantiene el saldo. |
| Presentación / Peso emp | Empaque y factor de conversión a unidad base. |
| Tipo | DIRECTO o INDIRECTO. |
| Lote | Indica si cada movimiento exige trazabilidad de lote y vencimiento. |
| Registrado en | Empresas donde el insumo puede moverse. |
| Costo unitario | Referencia actual de captura; no revaloriza el Kardex histórico. |
| Clase | ABC calculada por importancia económica. |
| Alta | Una creación de ALMACEN queda pendiente hasta aprobación. |
Arqueos
Única vía para registrar conteos físicos y conservar cada sesión completa.
1. AbrirCongela el universo
›2. ContarGuarda captura y conversión
›3. RevisarDiferencia y ERI
›4. CerrarEvidencia inmutable
| Campo | Cómo interpretarlo |
|---|---|
| Empresa | Compañía cuyo inventario se cuenta. |
| Estado | ABIERTO admite capturas; CERRADO conserva la evidencia y ya no cambia. |
| Contados | Progreso: insumos capturados frente al universo congelado al abrir. |
| Abierto / Cerrado | Horas de control de la sesión. |
| Stock de referencia | Saldo del sistema usado para comparar ese conteo. |
| Se contó en | Unidad capturada, por ejemplo sacos o unidad base. |
| Cantidad de arqueo | Total convertido a unidad base. |
| Diferencia / Estado | Desviación y resultado contra tolerancia. |
Carga mediante Excel o Google Sheets
1. DescargarPlantilla del arqueo abierto
›2. CompletarCantidad, BASE o EMPAQUE y observación
›3. ValidarEl sistema muestra una vista previa
›4. ImportarTodas las filas en una transacción
La plantilla .xlsx puede abrirse directamente en Excel. En Google Sheets, impórtela, complete las celdas amarillas y vuelva a descargarla como Microsoft Excel (.xlsx). No convierta el archivo a CSV: las hojas internas identifican el arqueo y evitan cruzar empresas o sesiones.
| Columna editable | Regla |
|---|---|
| Cantidad contada | Déjela vacía si no hubo conteo. Escriba 0 cuando se verificó físicamente que no hay existencia. |
| Unidad de captura | BASE usa la unidad del producto; EMPAQUE multiplica por el factor de empaque. |
| Observación | Nota opcional de hasta 500 caracteres. |
Si una sola fila es inválida, no se registra ninguna. Corregir y volver a subir conserva el arqueo consistente.
Cerrar un arqueo no cambia el stock. Si corresponde regularizar, registre después un AJUSTE en Kardex.
Pedidos
Registra que una reposición ya está en camino para evitar avisos repetidos.
| Campo | Cómo interpretarlo |
|---|---|
| Insumo / Empresa | Qué se repone y para quién. |
| Cantidad | Volumen solicitado en unidad base. |
| N.º OC | Referencia opcional de la orden en Odoo. |
| Pedido | Fecha en que se registró la solicitud. |
| Llega aprox. | Fecha estimada para seguimiento. |
| Estado | PENDIENTE, RECIBIDO o CANCELADO. |
| Acciones | La recepción vinculada cambia el pedido a RECIBIDO; cancelar exige motivo. |
Avisos
Bitácora de eventos que requieren atención: cobertura, vencimientos, costos, arqueos y rechazos.
| Campo | Cómo interpretarlo |
|---|---|
| Fecha y hora | Momento exacto del evento. |
| Aviso | Tipo operativo emitido por el sistema. |
| Insumo / Empresa | Contexto afectado. |
| Regla | Código V-XX o A-XX que permite ubicar el criterio. |
| Detalle | Explicación y datos necesarios para actuar. |
Pendientes
Lista de datos faltantes que impiden completar indicadores.
| Grupo | Cómo interpretarlo |
|---|---|
| Sin costo unitario | El insumo funciona, pero queda fuera de valoración y clase ABC hasta cargar evidencia de costo. |
| Sin conteo físico | No tiene un conteo de arqueo vigente. ERI permanece vacío; nunca se interpreta como cero. |
Valoración
Explica el costo histórico de las salidas y el valor de las existencias que permanecen.
| Campo | Cómo interpretarlo |
|---|---|
| Empresa / Método | Política explícita aplicada a esa compañía. Sin configuración, el resultado queda incompleto. |
| Configurado por | Usuario que fijó el método. |
| Stock | Cantidad remanente conciliada con Kardex. |
| Costo promedio existencia | Valor de las capas remanentes dividido entre su cantidad. |
| Saldo final valorizado | Valor histórico de lo que aún está disponible. |
| Costo ventas / consumo | Costos de salidas EXTERNO e INTERNO. |
| Mermas / Ajustes salida | Impactos separados para no mezclarlos con consumo ordinario. |
| Estado | COMPLETA o INCOMPLETA, con el motivo de cualquier dato faltante. |
PEN y USD no se suman. Un lote agotado deja de participar en el promedio de la existencia.
Este reporte es control operativo. Todavía no reemplaza el Registro de Inventario Permanente Valorizado ni el Registro de Costos exigible a cada contribuyente: faltan datos tributarios del documento y, cuando corresponda, componentes del costo de adquisición, producción y deterioro por valor neto realizable.
Cuentas
Administración de acceso. Solo el rol Admin General puede abrir esta tabla y modificar usuarios.
| Campo | Cómo interpretarlo |
|---|---|
| Nombre / Correo | Identidad y cuenta de Google autorizada. |
| Rol | CONSULTA solo lee; ALMACEN opera; ADMIN supervisa; ADMIN GENERAL además gestiona cuentas. |
| Teléfono | Número usado para compartir avisos por WhatsApp. |
| Estado | Una cuenta desactivada pierde acceso sin borrar su historial. |
| Acciones | Activar o desactivar. Siempre debe quedar al menos un Admin General activo. |
Bibliografía y base normativa
Fuentes usadas para las reglas de inventario, valoración, conteo y trazabilidad. La obligación tributaria concreta debe confirmarse con contabilidad según los ingresos y régimen de cada empresa.
Perú: contabilidad y tributación
| Fuente | Criterio aplicado |
|---|---|
| NIC 2 Inventarios, versión oficializada 2024 · MEF | Costo de compra, transformación y otros costos para llevar el inventario a su ubicación y condición; menor entre costo y valor neto realizable; identificación específica, PEPS o promedio ponderado según naturaleza y uso. |
| Ley del Impuesto a la Renta, artículo 62 · SUNAT | Métodos tributarios de valuación aplicados uniformemente de ejercicio en ejercicio. Un cambio requiere autorización. |
| Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, artículo 35 · SUNAT | Registros e inventarios físicos exigibles según el nivel de ingresos brutos. |
| Resolución de Superintendencia 234-2006/SUNAT | Contenido de los formatos 10.1–10.3, 12.1 y 13.1 para costos e inventarios permanentes. |
| Plan Contable General Empresarial 2019 · MEF | Clasificación de mercaderías, materias primas, suministros, envases y variación de inventarios. |
Logística y control de inventarios
| Obra | Uso en el sistema |
|---|---|
| Ballou, Ronald H. Logística: administración de la cadena de suministro, 5.ª ed., Pearson, 2004. | Políticas de inventario, nivel de servicio, costos logísticos y decisiones de reposición. |
| Chopra, Sunil. Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation, 7.ª ed., Pearson, 2019. | Relación entre inventario, disponibilidad, variabilidad y desempeño de la cadena. |
| Richards, Gwynne. Warehouse Management, 4.ª ed., Kogan Page, 2021. | Conteo cíclico, exactitud de registros, operación y trazabilidad del almacén. |
| ASCM. Supply Chain Dictionary, 18.ª ed., 2022. | Terminología de inventario, exactitud, lotes, unidades y reposición. |
Decisión de valoración del sistema
El método actual identifica el costo del lote físicamente despachado y calcula el promedio únicamente sobre las capas que permanecen. Es defendible cuando el lote real se segrega y se registra en cada salida. Para productos intercambiables sin trazabilidad efectiva, la NIC 2 orienta a PEPS o promedio ponderado. Antes de usar el reporte como base contable o tributaria, Contabilidad debe confirmar por empresa el método adoptado, la naturaleza de cada familia y la consistencia con sus libros.